Módulo de crédito
La pantalla de crédito a clientes ayuda a un mejor control de las deudas y pagos de tus clientes mediante varias herramientas cuyo objetivo es minimizar el tiempo que transcurre desde que se emite la factura, hasta que se paga en el sistema. A continuación describimos a detalle las diferentes secciones del módulo de créditos.
Esta se encuentra en el catálogo de clientes, en los datos del cliente, en la pestaña credito:
Acceso al módulo de crédito
Para acceder a este módulo para un cliente determinado, es necesario que el usuario que accede al sistema tenga habilitada esta opción en módulo de usuarios:
Con esto se activará la pestaña de créditos en el detalle del cliente. Cabe mencionar que la segunda opción "modificar información crédito" permite que algunos usuarios puedan ver la información de crédito del cliente sin poder modificarla.
Opciones de crédito
Una vez en esta pantalla de créditos se presentan los siguientes datos para captura:
Días de crédito
Este apartado es para establecer los días de crédito del cliente, lo cual tiene la principal función de establecer al momento de facturar, cuando se llama al cliente, la fecha de vencimiento de la factura a partir del numero de días señalados:
Esta fecha queda establecida en el campo fecha de vencimiento al momento de generar la factura.
Cabe mencionar que aunque el sistema trae la fecha de vencimiento según los días de crédito del cliente, este dato puede ser modificado previo a la factura. De igual forma es importante tener en cuenta que aunque se modifique este dato, la fecha de vencimiento de las facturas del cliente generadas previamente no modifican su fecha de vencimiento.
Días de tolerancia
Los días de tolerancia es el tiempo que el sistema tomará en cuenta para bloquear la facturación de un cliente teniendo como referencia la factura con más días de vencida. Por ejemplo si el cliente tiene una factura vencida desde hace 5 dias y tiene una tolerancia de 10 días, el sistema esperará hasta el día 15 (5 de la factura + 10 de tolerancia), es decir hasta dentro de 10 para bloquear la facturación del cliente.
El numero de total de días de atraso (factura con más días vencida - los días de tolerancia) se mostrará en el campo "DIAS ATRASO" en donde si es positivo el cliente estará bloqueado.
Este bloqueo se puede desactivar colocando 0 (CERO) en esta casilla.
Monto máximo
Es el monto máximo de saldo que un cliente puede tener en un momento determinado, si el cliente sobrepasa este monto (sobregiro) no se le podrá seguir facturando hasta que liquide algunas facturas o se le aumente su monto de credito máximo asignado.
El saldo del cliente esta determinado por la suma de todos los saldos pendientes de las facturas del cliente menos el saldo de las notas de de crédito del cliente no aplicadas.
La diferencia mencionada se refleja en el campo "SOBREGIRO" en donde se el valor es positivo significa que el cliente ya rebaso su monto máximo de crédito y no se le podrá facturar, en caso de ser negativo significa que el cliente no ha alcanzado su monto máximo de crédito y se le puede seguir facturando.
Vendedor
Esta opción es para asignar el vendedor del cliente. Esta información se toma del catálogo de vendedores, en el apartado subcatalogos, clientes, del módulo de ventas.
En este módulo de vendedores se pueden dar de alta vendedores nuevos y administrar (modificar o desactivar) los ya registrados.
Bloquear facturación
Con esta opción se puede bloquear directamente el cliente para que no se le pueda facturar.
Estatus del cliente
Son datos calculados por el sistema que permiten saber la situación de credito del cliente.
En estos campos se mostrará el estatus del cliente los cuales serán tomados en cuenta para determinar si se le bloquea o no la facturación tema que será descrito a detalle a continuación.
Saldo cliente
Es la suma total de los saldos de las facturas y notas de crédito del cliente.
Sobregiro
Es la diferencia entre el saldo y el monto de crédito del cliente, si es negativa es por que el cliente no esta sobregirado y tiene esa cantidad permitida para facturar.
Días de atraso
Son los días que han pasado desde la primera (la más antigua) factura vencida del cliente, tomando en cuenta además los días de tolerancia.
Facturas pendientes del cliente
Este listado trabaja en conjunto con las configuraciones de la parte superior, de forma que podemos tener varios datos utiles al momento de determinar si un cliente tiene credito o no, en particular la columna de "DIAS VENCIDO"
Este campo nos indica cuantos días de vencida tiene cada factura (o los días que faltan para que esta venza) en relación a la fecha de vencimiento y la fecha actual, siendo que esto nos ayuda a determinar si se le aplica el bloqueo de facturación a un cliente por días de vencimiento y tomando en cuenta los de tolerancia.
Bloqueo de Facturación
Existen 3 condiciones o casos en los que sistema bloquea la facturación a un cliente determinado dependiendo de su configuración de crédito.
Este bloqueo se mostrará en la ventana de facturación al momento de llamar a un cliente para realizarle una nueva factura.
Bloqueo directo: El cliente tiene marcada la casilla "Bloquear facturación" en la pestaña de configuración de crédito del cliente
Bloqueo por sobregiro: El saldo del cliente es mayor a la cantidad de crédito autorizada. Este dato se muestra en el campo "SOBREGIRADO" en el cual si la cantidad si la cantidad es positiva significa que el cliente ha sobre pasado su limite de crédito y no se le puede facturar, en caso contrario si es negativa, significa que el cliente tiene credito disponible y se le puede facturar.
Bloqueo por días de atraso de días: Este bloqueo se da cuando el cliente tiene una o varias facturas vencidas y la más antigua supera los días de tolerancia asignados al cliente. Los días de atraso reales (factura con más días vencidos - días de tolerancia) se refleja en el campo días de atraso, si este dato es positivo el sistema bloqueara la facturación al cliente en cuestión.
Referencias en el módulo de facturación
Al momento de llamar al cliente para realizarle una factura, en la pantalla de datos generales de la factura se mostrará esta información.
Esto es con el fin de que el usuario de facturación pueda tener la información a la mano sin ingresar al módulo de clientes.
Configuraciones adicionales
Adicionalmente el sistema esta configurado de manera general con las siguientes características:
Desactivación del control de créditos: El control de créditos puede ser desactivado vía sistema para permitir facturar son bloqueos de ningún tipo. Esta operación se realiza poniéndose en contacto con el equipo de soporte técnico.
Reseteo de días de tolerancia: Desde la configuración general del sistema, se pueden asignar de manera masiva los días de tolerancia a todos los clientes con el fin de configurarlos nuevamente según las necesidades del negocio:
Esto lo puede hacerlo el usuario administrador del sistema en la empresa con acceso al módulo de configuraciones generales.
Control de crédito estricto: Esta función se habilita por sistema y permite que al momento de facturar a crédito si el cliente aun tiene saldo disponible para facturarle pero con la factura que se le está realizando tiene un monto de su saldo al timbrarse superaría el limite de crédito asignado, el sistema no le permitirá la facturación notificándole este motivo de bloqueo.
Notas finales
Considerar que de cualquier forma el control de créditos no aplica cuando la factura se realiza de contado en el módulo de facturación, lo cual generará el pago de la misma de forma automática en el módulo de pagos de cliente y el saldo de la factura quedara en CERO.
Cualquier duda favor de contactar con el equipo de soporte técnico vía WhastApp al 9999475318 o por correo soporte@fastnumbers.mx